🚀 Servus Stammis und herzlich willkommen zurück!

Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt! Erstmal ein dickes "Mea Culpa" von Raphael – letzte Woche hat uns die Terminplanung einen Strich durch die Rechnung gemacht, aber dafür sind wir heute mit umso mehr Power zurück. Bevor wir uns ins heutige Hauptthema stürzen, haben wir noch eine Antwort für unseren Stamm-Hörer Bernd im Gepäck.

Bernd hatte nach der praktischen Umsetzung von Voice-over-IP (VoIP) in Odoo gefragt. Die wichtigste Info für dich: Wenn du nah am Odoo-Standard bleiben willst, brauchst du einen Anbieter, der Web-Socket-fähig (WSS) ist. Wir nutzen aktuell Sipgate und das läuft super, weil der JavaScript-Client direkt im Browser telefoniert und gar nicht erst über den Odoo-Server umgeleitet werden muss.

"Ab Odoo 19 ist die Transkription sogar nativ in der Telefon-App enthalten", erklärt Laurence. Das heißt für dich: Du kannst beim Telefonanbieter einen günstigeren Basistarif wählen, weil die KI-Funktionen direkt in Odoo laufen. Aber jetzt Vorhang auf für unser heutiges Hauptthema: Spesen und Reisekosten.

💼 Spesenabrechnung: Vom Klebestreifen zur App

Hand aufs Herz: Wer von euch hat früher nicht auch Belege auf Papier aufgeklebt und gehofft, dass der Tesafilm nicht die Thermotinte auflöst? In Odoo gehört dieses "rote Tuch" der Vergangenheit an. Heute läuft das alles digital und mobil.

Egal ob du im Inland oder international unterwegs bist – Odoo unterstützt dich bei den komplexen Verpflegungsmehraufwandspauschalen. Das System weiß genau, welcher Satz für Frühstück, Mittag- oder Abendessen gilt und kürzt diese automatisch, wenn die Mahlzeiten beispielsweise vom Hotel gestellt wurden.

Das Highlight ab Odoo 19: Die Odoo-Kreditkarte

Ein echtes Gamechanger-Feature ist die neue Odoo-Kreditkarte (powered by Stripe). Dabei handelt es sich um eine Prepaid-Karte, die du deinen Mitarbeitern physisch oder virtuell zur Verfügung stellen kannst. Das Geniale daran:

  • ✅ Budgetkontrolle: Du legst fest, wofür die Karte genutzt werden darf (z. B. nur Tanken).
  • ✅ Automatisierung: Sobald die Karte gezückt wird, erstellt Odoo automatisch eine Ausgabe in der Spesen-App.
  • ✅ Echtzeit-Workflow: Der Mitarbeiter muss nur noch den Beleg fotografieren, hochladen und fertig.

🍷 Bewirtungsbelege 2.0: Digital und GoBD-konform

Wir bei LABISO haben zudem ein Feature entwickelt, das vielen von euch das Leben erleichtern wird: Die digitale Erfassung von Bewirtungsbelegen. Seit Ende 2025 ist es rechtlich zulässig, diese Belege rein digital im ERP zu führen, sofern das System GoBD-konform ist.

"Man muss also nicht mehr mühsam handschriftlich auf dem Beleg vermerken, wer teilgenommen hat und was der Anlass war", betont Laurence. In Odoo tippst du die Teilnehmer und den Grund einfach in die entsprechenden Felder ein. Das System ist revisionssicher, protokolliert jede Änderung und erfüllt alle Anforderungen an die Verfahrensdokumentation.

KI-Power in der Buchhaltung

Odoo bietet zwar eine eigene Belegerkennung, aber wir sind ehrlich zu euch: Da geht noch mehr. Deshalb haben wir einen eigenen KI-Agenten für die Buchhaltung entwickelt. Dieser erkennt komplexe Steuersachverhalte wie Reverse-Charge im Ausland extrem präzise.

👉 Unsere KI findet den richtigen Partner in der Datenbank oder legt ihn bei Bedarf neu an. Das Beste: Sie schreibt einen Kommentar in den Chatter, warum sie wie gebucht hat. So bleibt für dich alles nachvollziehbar.

💰 Auslagen direkt an Kunden weiterberechnen

Ein Punkt, der oft vergessen wird, aber bares Geld wert ist: Die Weiterberechnung von Reisekosten an deine Kunden. Wenn du für einen Workshop vor Ort bist, willst du die Fahrtkosten oder Hotelübernachtungen unkompliziert abrechnen.

  • ✓ In Odoo setzt du beim Spesenprodukt einfach den Haken für die Weiterberechnung.
  • ✓ Du verknüpfst die Spese mit dem entsprechenden Verkaufsauftrag.
  • ✓ Die Position erscheint automatisch auf der nächsten Kundenrechnung.

✅ Fazit: Zettelwirtschaft adé

Die Spesenabrechnung muss kein Zeitfresser mehr sein. Mit der Kombination aus der Odoo-App, der neuen Kreditkarten-Integration und unserer LABISO-KI wird der Prozess fast zum Selbstläufer. Deine Mitarbeiter scannen, der Manager gibt frei und die Buchhaltung hat alles sofort am richtigen Ort – revisionssicher und effizient.

Du willst die Zettelwirtschaft in deinem Unternehmen endlich abschaffen oder die neue Odoo-Kreditkarte live in Aktion sehen? Dann melde dich bei uns!

👉 Besuche uns auf www.labiso.de oder schreib uns eine E-Mail an podcast@labiso.de für ein unverbindliches Kennenlerngespräch oder eine Live-Demo.

Bis zur nächsten Folge, Stammis!

Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)