🚀 Servus Stammis und herzlich willkommen zurück!
Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt! In der heutigen Folge von Der ERP-Stammtisch tauchen wir tief in ein Thema ein, das früher oder später jeden Odoo-Nutzer beschäftigt: Die Frage nach den Benutzerlizenzen. Konkret geht es um das Duell Interner Benutzer vs. Portalbenutzer.
Bevor wir aber in die technischen Details einsteigen, hat Raphael direkt die Gretchenfrage gestellt: Ist Odoo eigentlich das beste ERP-System der Welt? Laurence, unser Odoo-Brain bei LABISO, sieht das gewohnt differenziert:
"Pauschal zu sagen, dass es die beste Software ist – wenn es die beste Software für jeden und alles wäre, gäbe es nur Odoo. Mit einem Smart möchte ich nicht durch die Wüste fahren, und ein Jeep ist in der Stadt eher unpraktisch. Die Software muss zum Anwendungszweck passen."
Odoo ist also wie ein Maßanzug: Dank Open Source kann man alles daraus bauen, aber man muss wissen, wie man es trägt. Ein wichtiger Teil dieses "Schnittmusters" sind die Benutzerrollen.
🔑 Ein Login, zwei Welten: Backend vs. Portal
Technisch gesehen landen erst einmal alle Nutzer auf demselben Login-Screen (ab Version 18 übrigens unter der URL "/odoo" statt früher "/web"). Doch was nach dem Klick auf "Anmelden" passiert, unterscheidet sich fundamental.
Der interne Benutzer: Die Schaltzentrale
Ein interner Benutzer ist in der Regel ein fester Mitarbeiter deines Unternehmens. Er hat Zugriff auf das Backend und sieht dort all seine installierten Apps wie Verkauf, CRM, Lager oder Buchhaltung. Dieser Zugang ist kostenpflichtig und erfordert eine Odoo-Lizenz. Hier findet die eigentliche Arbeit am System statt, hier werden Prozesse gesteuert und Daten verwaltet.
Der Portalbenutzer: Der kostenlose Gast
Und hier wird es für dein Budget interessant: Der Portalbenutzer kostet keine Lizenzgebühren! Portalbenutzer sind meist Externe wie Kunden, Lieferanten oder Freelancer. Sie sehen nicht das komplexe Backend, sondern eine aufgeräumte, kachelbasierte Weboberfläche – das Kundenportal.
✓ Unbegrenzte Anzahl an Portalnutzern ohne Zusatzkosten
✓ Zugriff auf Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Aufgaben
✓ Direkte Kommunikation über den Chatter
🛠️ Praxisbeispiele: Wo der Portalzugriff glänzt
Warum solltest du für jeden externen Partner eine teure Lizenz bezahlen, wenn Odoo dir das Portal schenkt? Laurence und Raphael haben im Podcast einige geniale Use-Cases besprochen, wie wir sie auch bei LABISO für unsere Kunden umsetzen.
1. Projektmanagement mit Freelancern
Du arbeitest mit externen Grafikern oder Textern zusammen? Du kannst ein Projekt für Portalbenutzer freigeben. Die Freelancer sehen dann ihre Aufgaben in einer Kanban-Ansicht, können diese verschieben und direkt im Ticket Feedback geben. "Das ist super für Freelancer, weil man für sie keine extra Odoo-Lizenz kaufen muss", betont Laurence.
2. Fremdfertigung (Subcontracting)
Wenn du Teile deiner Produktion auslagerst, kannst du deinem Fertiger Portalzugriff gewähren. Er kann dort den Materialverbrauch und die Fertigstellung in Echtzeit bestätigen. Dein Lager-Tracking bleibt perfekt, ohne dass der externe Partner dein komplettes System sehen muss.
3. Die Wissensdatenbank für Kunden
Wir bei LABISO nutzen das Portal intensiv, um unseren Kunden alle Projektentscheidungen, Gesprächsprotokolle und Dokumentationen in einer Wissensdatenbank zur Verfügung zu stellen. Transparenz pur!
🎨 Individualisierung: Passt das Portal zu deiner Marke?
Vielleicht fragst du dich jetzt: "Sieht das Portal dann nicht total fremd aus?" Keine Sorge! Wenn du deine Website über Odoo betreibst, übernimmt das Portal automatisch dein Corporate Design (CI) und dein Theme.
Falls dir die Standardfunktionen nicht ausreichen, lässt sich das Portal erweitern. Das ist oft eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung:
👉 Wenn ein Freelancer extrem spezifische Backend-Funktionen braucht, kauf ihm die Lizenz.
👉 Wenn du aber hunderte Partner hast, die nur bestimmte Infos brauchen, lohnt sich eine kleine Individualentwicklung des Portals (oder die Nutzung von Odoo Studio) massiv gegenüber den laufenden Lizenzkosten.
💡 Fazit: Odoo bleibt unschlagbar flexibel
Das Lizenzmodell von Odoo ist fair: Interne User kosten, Portal-User sind frei. Das gibt dir die Freiheit, dein Business zu skalieren, ohne dass die Softwarekosten explodieren. Und das Beste: Durch den Open-Source-Kern bist du nicht von Odoo als Firma abhängig.
"Unsere Kunden sind nicht von der Firma Odoo abhängig. Wenn Odoo etwas falsch macht, kann man die Enterprise-Version kündigen und auf der Community-Basis weitermachen", erklärt Laurence die LABISO-Philosophie.
Bevor wir euch in den Feierabend entlassen, noch ein kleiner privater Schwank: Während Raphael das Padel-Tennis für sich entdeckt hat, hebt Laurence bald ab – er macht gerade seine Pilotenausbildung! Wer weiß, vielleicht kommen wir demnächst mit der Cessna zu eurem nächsten Odoo-Projekt geflogen. ✈️
Habt ihr Fragen zu den Benutzerrollen oder braucht Hilfe bei der Optimierung eures Portals? Schreibt uns einfach!
✅ Kontakt: www.labiso.de
✅ Themenwünsche: podcast@labiso.de
Bis zur nächsten Folge, Stammis!
Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)
