👋 Servus Stammis und herzlich willkommen zurück!

Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt zu einer neuen Runde Fachsimpeln am ERP-Stammtisch. In der heutigen Folge 68 haben sich Raphael Henke und unser Odoo-Brain Laurence Labusch einem Thema gewidmet, das auf den ersten Blick technisch klingt, aber für deinen Geldbeutel und deine Prozesse einen riesigen Unterschied macht: Interner Benutzer vs. Portalbenutzer.

Bevor wir aber tief in die Odoo-Strukturen eintauchen, gab es eine wichtige Erkenntnis von Laurence zum Thema 'Das beste ERP-System der Welt'. Er ist da nämlich ganz ehrlich mit euch: "Odoo ist nicht das beste ERP-System der Welt. Keine Software ist die beste der Welt für irgendwas. Es kommt immer auf den Kunden und den Einsatzzweck an." Ob Odoo für dich der passende Jeep für die Wüste oder der wendige Smart für die Stadt ist, finden wir heute gemeinsam heraus.

🏗️ Der interne Benutzer: Dein Team im Backend

Wenn wir von einem internen Benutzer sprechen, meinen wir die klassischen Mitarbeiter deines Unternehmens. Das sind die Leute, die sich morgens einloggen und direkt in den Apps wie Verkauf, CRM oder Buchhaltung arbeiten. In der neuesten Odoo-Version (ab Version 18) landen diese Nutzer direkt unter der URL /odoo im Backend.

Was zeichnet den internen Benutzer aus?

  • ➤ Voller Zugriff auf die installierten Apps je nach Berechtigung
  • ➤ Arbeitet aktiv in der Odoo-Oberfläche (Backend)
  • ➤ In der Enterprise-Version ist hierfür in der Regel eine kostenpflichtige Lizenz nötig
  • ➤ Kann Datensätze erstellen, bearbeiten und komplexe Workflows steuern

🌐 Der Portalbenutzer: Die kostenlose Wunderwaffe

Jetzt wird es richtig spannend für alle, die Kosten optimieren wollen. Ein Portalbenutzer ist im Grunde jeder Externe – also Kunden, Lieferanten oder Partner. Der Clou: Portalbenutzer kosten keine Odoo-Lizenzen! Du kannst unendlich viele davon anlegen, was besonders für E-Commerce-Shops oder große B2B-Netzwerke entscheidend ist.

Ein Portalbenutzer sieht nicht die vielen bunten App-Kacheln, sondern landet in einem aufgeräumten Kundenportal. Dort sieht er genau das, was du ihm freigibst. Laurence erklärt das so: "Die werden begrüßt mit ein paar anderen Kacheln, das sieht komplett anders aus. Je nachdem, welche App ich installiert habe, sehe ich verschiedene Bereiche meines Kundenportals."

Was kann ein Portalbenutzer alles sehen und tun?

  • ➤ Wissensdatenbank: Teile Dokumentationen, Projektentscheidungen oder Protokolle direkt mit deinen Kunden.
  • ➤ Dokumente: Rechnungen, Angebote und Aufträge sind jederzeit abrufbar.
  • ➤ Helpdesk: Kunden können den Status ihrer Tickets verfolgen.
  • ➤ Projektmanagement: Du kannst Freelancern Zugriff auf Projekte geben, wo sie Aufgaben in der Kanban-Ansicht schieben und im Chatter kommunizieren können – ohne eine Lizenz zu verbrauchen!

🛠️ Profi-Einsatz: MRP Subcontracting im Portal

Ein echtes Highlight, das Laurence im Podcast anspricht, ist die Fremdfertigung (Subcontracting). Wenn du Teile deines Fertigungsprozesses auslagerst, kannst du deinem Dienstleister einen Portalzugang geben. Er kann dort direkt bestätigen, wie viel Material er verbraucht hat oder ob es Ausschuss gab.

"Dann kann dieser Fremdfertiger auch einen Portalzugang haben und kann dann die Fremdfertigung bestätigen... dass auch das Kosten- und Lagertracking für diesen Fremdfertigungsprozess perfekt abbildbar ist." Das spart dir mühsame E-Mails und manuelle Nachträge im System, da die Daten in Echtzeit von deinem Partner eingepflegt werden.

✅ Fazit: Den Maßanzug richtig konfigurieren

Ob interner Nutzer oder Portalbenutzer – die Wahl hängt davon ab, wer welche Aufgaben in deinem Odoo-System erfüllen muss. Nutze die Portal-Funktion so weit wie möglich aus, um die Zusammenarbeit mit Externen zu digitalisieren, ohne dein Budget durch unnötige Lizenzen zu belasten. Odoo bietet dir hier die Flexibilität, die es zu dem Maßanzug macht, den Laurence so schätzt.

Hast du Fragen dazu, wie du dein Kundenportal optimal einrichtest oder welche Benutzerrollen für dein Team am sinnvollsten sind? Wir bei LABISO unterstützen dich gerne dabei, deine Prozesse zu automatisieren.

Schreib uns einfach eine Mail an podcast@labiso.de oder besuch uns auf www.labiso.de. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

Bis zur nächsten Folge, Stammis!
Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)