Kaum zu glauben, aber der ERP-Stammtisch feiert zweijähriges Jubiläum! Raphael und Laurence blickten in dieser Folge kurz zurück auf die wilden Anfangstage: Manuelles Klatschen zur Audacity-Synchronisation und jede dritte Tonspur im Versatz. Keine Sorge, liebe Stammis, die Zeiten von asynchronem Ton gehören der Vergangenheit an! Heute sind wir ein professioneller Videopodcast auf YouTube und Spotify. Aber anstatt nur in Erinnerungen zu schwelgen, haben sich die beiden direkt auf ein absolut hochkarätiges Thema gestürzt: Multi-Company-Strukturen und wie man sie in Odoo abbildet. Wer wachsen will, Tochtergesellschaften gründet oder Marken abspaltet, steht schnell vor einem IT-Schnittstellen-Albtraum. Doch Odoo zeigt, dass man ein ganzes Firmenimperium in einer einzigen Datenbank bändigen kann.

🚀 Ein Firmenimperium in einer einzigen Datenbank

Wenn ein Unternehmen wächst, entstehen oft neue rechtliche Einheiten (Legal Entities). Ob aus Haftungsgründen, für neue Geschäftsfelder oder zur steuerlichen Optimierung – die Gründe für eine Aufspaltung sind vielfältig. Ein prominentes Beispiel aus der Popkultur ist die Unternehmensstruktur von JP Performance rund um Jean Pierre Kraemer. Wer sich den Spaß macht und auf Plattformen wie North Data recherchiert, findet dort über zehn verschiedene GmbHs: Tuning-Werkstatt, Burgerladen, Modemarke, Café und sogar ein eigenes Museum. Jedes dieser Unternehmen ist eine eigene juristische Person mit eigenem Risiko. Wenn eine Sparte schwächelt, zieht sie nicht das gesamte Konstrukt in den Abgrund.

Für die IT bedeutet das meistens: Chaos. Jede Firma kocht ihr eigenes Süppchen, nutzt eigene Softwarelizenzen und die Datenpflege verdoppelt sich. Hier kommt die enorme Stärke von Odoo ins Spiel. Im Gegensatz zu klassischen Systemen verwaltet Odoo mehrere rechtlich getrennte Unternehmen in einer einzigen Datenbank. Laurence betont dabei einen entscheidenden Faktor: "Multi-Company ist immer ein sehr sensibles Thema, weil man dann natürlich Prozesse, wenn man sich für Multi-Company entscheidet, dann muss man das tun, weil man Prozesse und Daten teilen möchte." Es geht hierbei weniger um kosmetische Logos auf Briefpapieren, sondern vielmehr um die intelligente Lenkung von Datenströmen.

⚙️ Intercompany-Geschäfte: Wenn sich Aufträge vollautomatisch spiegeln

Ein riesiger Vorteil einer zentralen Multi-Company-Datenbank sind automatisierte Intercompany-Geschäfte. Nehmen wir an, wir haben die fiktive "Labeeso GmbH" und die "Babeeso GmbH". Wenn die Labeeso Ware an die Babeeso verkauft, muss im Normalfall manuell ein Verkaufsauftrag in Firma A und ein Einkaufsauftrag in Firma B angelegt werden. Ein bürokratischer Albtraum.

Odoo löst das elegant durch Spiegelung: Ein bestätigter Verkaufsauftrag in Firma A erzeugt vollautomatisch den passenden Einkaufsauftrag in Firma B. Schreibt Firma A eine Ausgangsrechnung, liegt sie im selben Moment als Entwurf für eine Eingangsrechnung in Firma B. Du kannst diese Automatisierung flexibel einstellen:

  • Reine Spiegelung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen
  • Komplette Synchronisation von Angeboten und Bestellungen
  • Automatisierte Steuerung von Wareneingang und Warenausgang

Besonders spannend ist das für Einkaufsgemeinschaften. Eine Holding kauft zentral über eine Schwestergesellschaft große Mengen ein, um exzellente Konditionen zu sichern. Die operativen Gesellschaften bestellen dann einfach bei dieser Einkaufsgesellschaft. Odoo spiegelt die kompletten Lagerbewegungen und Finanztransaktionen im Hintergrund, ohne dass ein Mitarbeiter manuell Daten übertragen muss.

🔒 Datenschutz, Lizenzen und das "Labidoo"-Rechte-Spezial

Bei all der schönen Automatisierung dürfen wir den Datenschutz nicht vergessen. Nur weil die Firmen in einer Datenbank liegen, sind sie rechtlich immer noch getrennte juristische Personen. Das bedeutet: DSGVO-Konformität ist Pflicht! Es müssen zwingend gegenseitige Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) geschlossen werden, da Mitarbeiter einer Firma potenziell personenbezogene Daten einer anderen Firma einsehen können.

Glücklicherweise ist das Odoo-Lizenzmodell extrem fair gestaltet. Laurence erklärt das so: "In Odoo bezahlst du die Lizenzen benutzerbezogen. Das heißt, ich kann sagen, ich habe eine Datenbank mit einem Benutzer und zehn Unternehmen, die von dem einen Benutzer bedient werden, kostet mich eine Lizenz." Du zahlst also nicht pro Firma, sondern rein pro realem Benutzer, der im Backend arbeitet.

Ein wichtiger Unterschied liegt jedoch in den Benutzerrechten. Im Odoo-Standard gelten die Rechte eines Benutzers global für alle ihm zugewiesenen Firmen. Ist er in Firma A Buchhalter, hat er diese Rechte auch in Firma B. Hier haben wir bei LABISO mit unserer Erweiterung Labidoo eine Lösung geschaffen: Mit Labidoo lassen sich Benutzerrechte firmenspezifisch vergeben. Ein Mitarbeiter kann in Firma A vollen Zugriff auf die Buchhaltung haben, während er in Firma B lediglich das CRM nutzen darf. Wer mehr über die grundlegenden Benutzerarten in Odoo erfahren möchte, sollte unbedingt in Folge 68 über interne Benutzer vs. Portalbenutzer reinhören.

📦 Stammdaten-Sharing: McDonald's und die Kunst der Einheitlichkeit

Wie geht man mit Produkten, Preislisten und Kontakten um? Auch das ist eine reine Architekturfrage. Entweder kapselt man alles strikt ab, sodass jede Firma ihren eigenen Stamm pflegt, oder man teilt die Daten global. Ein tolles Beispiel für globale Stammdatenkontrolle ist das Franchise-System von McDonald's. Ein Big Mac muss in Singapur exakt so schmecken und zubereitet werden wie in Krakau. Die Rezepturen, Zutaten und Prozesse werden zentral vorgegeben.

Übertragen auf Odoo bedeutet das: Die Holding pflegt zentral die Produkte, Dienstleistungen und Preislisten. Die operativen Tochtergesellschaften nutzen diese Daten nur noch, können sie aber selbst nicht verändern. Das sorgt für absolute Konsistenz im gesamten Firmennetzwerk und spart enorm viel Administrationsaufwand.

🏢 Shared Service Center und die Alternative "Branches"

Ein weiterer mächtiger Hebel zur Effizienzsteigerung sind Shared Service Center. Anstatt in 20 Tochtergesellschaften jeweils eine eigene Buchhaltung aufzubauen, setzt man ein zentrales Buchhaltungsteam in der Holding ein. Da alle in derselben Odoo-Datenbank arbeiten, greift das zentrale Team einfach auf die Belege aller Firmen zu. Das steigert die Effizienz und sorgt im Controlling für eine perfekte Vergleichbarkeit der Performance aller Gesellschaften.

Doch was ist, wenn man gar keine echten Tochtergesellschaften hat, sondern lediglich unter verschiedenen Marken auftreten möchte? Hierfür bietet Odoo sogenannte Branches (Zweigstellen) an. Das ist die perfekte Lösung, wenn alles über eine einzige Legal Entity (mit einer gemeinsamen Buchhaltung) läuft, man aber nach außen hin mit unterschiedlichen Logos, Adressen und Briefpapieren auftreten möchte.

Am Ende zeigt sich: Die Komplexität liegt in der Vorbereitung und der sauberen Konzeption der Systemarchitektur. Ist diese Hausaufgabe aber erst einmal erledigt, läuft das System reibungslos. Oder wie Laurence es treffend zusammenfällt: "Wenn du das sauber und gut gemacht hast, merkt das keine Sau, dass er gerade Multi-Company in einem Riesenkonzern unterwegs ist, sondern man macht seine Arbeit in seinen Apps, that's it."

Habt ihr auch mehrere Firmen oder plant eine Expansion und wollt wissen, wie eure Struktur in Odoo aussehen könnte? Die Experten von LABISO unterstützen euch gerne bei der Architekturplanung. Schreibt uns einfach eine E-Mail an sales@labiso.de oder stellt eure Fragen an podcast@labiso.de!