Habt ihr uns vermisst, liebe Stammis? Nach einer kurzen, aber extrem intensiven Strategie-Pause melden sich Raphael Henke und Laurence Labusch endlich wieder zurück am ERP-Stammtisch. Und der Grund für die kleine Pause war absolut legitim: Das gesamte Labiso-Team hat sich im idyllischen Schloss Wonfurt verschanzt. Mitten im historischen Wald, umgeben von 700 Jahre alten Bäumen und Badeseen, haben wir die Köpfe zusammengesteckt, um interne Abläufe zu schärfen und wichtige Projekte voranzutreiben. Genau aus dieser Arbeitsatmosphäre heraus entstand auch das Thema der aktuellen Folge 72: Es geht um ein Werkzeug in Odoo, das extrem mächtig ist, aber von vielen Unternehmen sträflich vernachlässigt wird – das Umfragen-Modul (Odoo Surveys).

📊 Das verkannte Genie: Was steckt im Odoo Umfragen-Modul?

Viele denken bei Umfragen zuerst an langweilige Kundenzufriedenheitsbögen, die man per Mail bekommt und sofort löscht. Doch Odoo Surveys kann so viel mehr. Laurence, der die Entwicklung des Systems schon seit Ewigkeiten begleitet, erinnert sich im Podcast an die Anfänge der Software: "Als ich angefangen habe, OpenERP. Davor TinyERP." Seit diesen Tagen hat sich das System massiv weiterentwickelt, und das Umfragen-Modul ist heute tief in den gesamten Odoo-Kosmos integriert.

Ein hervorragendes Beispiel für diese tiefe Integration ist das E-Learning-Modul. Wer in der Odoo-Welt wachsen will, kennt das: Um als Partner aufzusteigen, müssen Mitarbeiter offizielle Zertifizierungen ablegen. Diese zeitgesteuerten Multiple-Choice-Prüfungen auf odoo.com laufen komplett über das hauseigene Umfragen-Modul. Aber auch abseits von offiziellen Tests lässt sich das Tool in fast jedem Unternehmensbereich einsetzen.

Vom Sommerfest bis zum Strategietag

Die Einsatzmöglichkeiten im HR- und Admin-Bereich sind extrem vielseitig. Das fängt bei der klassischen Planung des Sommerfests an: Wer isst Fleisch, wer möchte lieber Veggie-Würstchen? Statt unzähliger Excel-Listen oder unstrukturierter Chats schickst du einfach eine kurze, interne Umfrage heraus. Die Ergebnisse liegen sofort sauber strukturiert vor.

Doch es geht auch strategischer: Vor unseren Strategietagen im Schloss Wonfurt hätten wir beispielsweise eine anonyme Umfrage nutzen können, um die Agenda vorzubereiten. Indem man vorab die alltäglichen Probleme, Wünsche und Ideen der Mitarbeiter abfragt, startet man mit einer perfekt vorbereiteten Agenda in den Workshop und spart wertvolle Zeit.

🎯 Vertriebs-Tipp: Lead-Qualifizierung ohne Abschrecken

Ein echter Knackpunkt in fast jedem Vertriebsprozess ist das Einholen von Kundeninformationen. Viele Unternehmen machen hier den Fehler, ihre Website-Besucher direkt beim ersten Kontakt mit riesigen Formularen zu überfordern. Wer nach der Mitarbeiteranzahl, dem Budget, der Branche und den genauen Anforderungen fragt, bevor überhaupt ein persönliches Wort gewechselt wurde, vertreibt potenzielle Kunden.

Raphael und Laurence empfehlen hier einen psychologisch klügeren Weg: Halte das erste Kontaktformular auf der Website so schlank wie möglich. Name, E-Mail-Adresse, vielleicht ein optionales Telefonnummer-Feld und ein freies Kommentarfeld genügen völlig. Erst nach dem ersten persönlichen Gespräch oder Telefonat, wenn der Kunde bereits Vertrauen gefasst hat, kommt das Odoo Umfragen-Modul ins Spiel.

Strukturierte Daten statt Zettelwirtschaft

Nach dem Erstgespräch kannst du dem Interessenten einen personalisierten Link zu einer Umfrage schicken. Weil er jetzt weiß, warum diese Daten für die Qualität der Beratung wichtig sind, füllt er die Fragen auch gerne aus. Die Antworten landen direkt in Odoo und können dank der flexiblen Architektur nahtlos weiterverarbeitet werden.

Hier kommt die Verbindung zu anderen Modulen ins Spiel. Über Odoo Studio (das wir in Folge 69 ausführlich besprochen haben) oder über APIs lassen sich die Umfragedaten automatisiert in die entsprechende Verkaufschance im CRM übertragen. So sind die Stammdaten sofort gepflegt, ohne dass ein Vertriebler die Informationen manuell abtippen muss. Aber Achtung bei zu viel KI im Prozess: Laurence warnt im Podcast davor, unvorhersehbare KI-Workflows auf sensible Daten loszulassen. Ein Prozess muss deterministisch bleiben – gleicher Input muss immer zu gleichem Output führen.

🛠️ Erst der Prozess, dann die Technik: Die goldene Regel

Bevor man nun wild Fragen in Odoo anlegt, muss ein fundamentaler Schritt erfolgen, den Laurence unseren Beratern und Kunden unermüdlich einbläut. Es geht um das saubere Design des Soll-Prozesses, beispielsweise visualisiert in BPMN 2.0.

Wir dürfen uns niemals von den Grenzen einer Software einschränken lassen. Laurence bringt es im Gespräch auf den Punkt: "Soll-Prozesse sind Soll-Prozesse. Das bedeutet, ich überlege mir frei von jeglichen Limitierungen: So will ich arbeiten..." Erst wenn dieser ideale Ablauf auf dem Papier steht, schauen wir, wie wir ihn in Odoo abbilden. Oft stellen wir dabei fest, dass Kunden versuchen, alte, ineffiziente Arbeitsweisen eins zu eins in das neue System zu pressen. In solchen Momenten scheut sich unser Team auch nicht vor einer ehrlichen Konfrontation. Laurence sagt dann ganz direkt: "Das sind nicht eure Anforderungen. Das sind historisch gewachsene Altlasten."

Das Ziel einer ERP-Einführung ist schließlich nicht die bloße Digitalisierung von Chaos, sondern die Optimierung der Abläufe. Daher gilt bei Labiso immer das Credo: "Wir setzen Prozesse um, nicht Odoo. Das ist das Richtige."

🎨 Design, Live-Sitzungen und die Praxis

Wie sieht das Ganze nun für den Endnutzer aus? Wenn du das Umfragen-Modul nutzt, läuft die Beantwortung im Frontend – also im Portal oder auf der Website. Hast du das Odoo-Website-Modul installiert, passt sich das Design der Umfrage automatisch an dein dort hinterlegtes Corporate Design (CI) an. Schriftarten, Farben und Schaltflächen wirken sofort wie aus einem Guss. Wer noch tiefere Anpassungen wünscht, kann über Custom-CSS oder spezielle Custom-Module Anpassungen vornehmen lassen.

Interaktive Live-Sitzungen

Ein besonders cooles Feature für Events oder Schulungen sind die sogenannten Livesitzungen. Das sieht man jedes Jahr auf der Odoo Experience (OXP) in Brüssel, der gigantischen Odoo-Messe mit zehntausenden Besuchern. Nach einem Vortrag startet der Sprecher eine Live-Sitzung. Die Zuschauer scannen einen QR-Code, geben Feedback oder stellen Fragen, die dann in Echtzeit auf der großen Leinwand visualisiert werden. Auch das ist standardmäßig im Umfragen-Modul enthalten.

Egal ob du das Modul für anonymes Mitarbeiter-Feedback, zur Lead-Qualifizierung im Vertrieb oder für interaktive Events nutzen willst – die Möglichkeiten sind enorm. Man muss sie nur prozessual richtig aufsetzen.

Du willst deine Unternehmensprozesse optimieren oder suchst Unterstützung bei der Odoo-Implementierung? Oder vielleicht reizt dich die Arbeit in einer wunderschönen Umgebung wie unserem Schloss-Büro? Wir suchen aktuell Odoo Business Analysten, die Lust auf echte Prozessberatung im Team haben. Schau einfach auf labiso.de/jobs vorbei oder schreib uns deine Fragen und Feedback an podcast@labiso.de. Wir hören uns in zwei Wochen wieder!