Raphael sitzt in einem Hotelzimmer in Berlin-Spandau, blickt auf die Havel und atmet durch – nachdem er das erste Zimmer wegen eines penetranten Schimmelgeruchs direkt wieder reklamieren musste. Das ungeplante Upgrade mit Flussblick entschädigt ihn zum Glück, während Laurence sofort die obskure Netflix-Serie 'Kacken an der Havel' in den Sinn kommt. Doch abseits von Berliner Gewässern und kuriosen Serien-Anekdoten geht es in der 75. Episode unseres ERP-Stammtischs um ein absolut zentrales, wenn auch oft unterschätztes Thema: den Einkaufsprozess (Purchase) in Odoo und seine tragende Rolle als Bindeglied im Unternehmen.

Viele Unternehmer und IT-Entscheider betrachten den Einkauf fälschlicherweise als isolierten Vorgang – man schreibt halt eine Bestellung an den Lieferanten, wenn das Lager leer ist. Dass dahinter aber die Fäden von Vertrieb, Lagerlogistik und Buchhaltung zusammenlaufen, wird oft übersehen. Wie Laurence es im Podcast treffend auf den Punkt bringt: "Einkauf ist natürlich eigentlich immer dabei. Die Frage ist, in welchem Umfang und wie konfiguriert..." Genau dieser Frage gehen wir heute auf den Grund.

📦 Wann und wo bestellen? Die strategische Beschaffung

Die Einkaufs-App von Odoo entfaltet ihre volle Stärke besonders bei Unternehmen, die selbst produzieren, mit Waren handeln oder Rohmaterialien für ihre Dienstleistungen verbauen. Ein klassischer Schmerzpunkt in vielen Betrieben ist die Frage: Wann ist der optimale Zeitpunkt für eine Nachbestellung? Wartet man, bis der Lagerarbeiter physisch vor einem leeren Regal steht und flucht, ist es meistens schon zu spät. Lieferzeiten (Lead Times) müssen einkalkuliert werden.

Hier hilft Odoo bei der strategischen Entscheidung zwischen Lagerware (Make to Stock) und reiner Bestellware (Make to Order). Nehmen wir das konkrete Beispiel einer Sanitärfirma, die hochwertige Badezimmerarmaturen einkauft. Im Produktstamm lassen sich sogenannte Lieferantenpreislisten (Vendor Pricelists) hinterlegen. Diese enthalten sowohl einfache Preise als auch komplexe Preisstaffelungen, Mindestabnahmemengen und konkrete Gültigkeitszeiträume. Du kannst beispielsweise eintragen: Bis 5 Stück kostet die Armatur beim Lieferanten A 120 Euro, ab 5 bis 10 Stück sinkt der Preis auf 105 Euro.

Spannend wird es, wenn mehrere Lieferanten für dasselbe Produkt infrage kommen. Lieferant A liefert innerhalb von 5 Tagen, verlangt aber einen höheren Preis. Lieferant B braucht 15 Tage, ist dafür aber deutlich günstiger. Odoo unterstützt den Einkäufer bei diesen strategischen Entscheidungen. Laurence erklärt die Logik dahinter so: "Odoo geht ziemlich stupid mit einem Algorithmus einfach von oben nach unten und guckt: Ist das gematcht?" Durch die manuelle Sortierung der Lieferanten im Produktstamm kannst du festlegen, ob das System im automatischen Beschaffungsprozess (Procurement) eher Schnelligkeit oder den besten Preis priorisieren soll. Wer im Einkauf solche automatischen Regeln und Lieferantenkonditionen pflegen möchte, benötigt natürlich saubere, fehlerfreie Stammdaten. Wie wichtig diese Datenbasis ist, haben wir erst kürzlich in Folge 74 zur Datenbereinigung ausführlich besprochen.

🔄 Der Ende-zu-Ende-Prozess und die Sache mit den Teillieferungen

Schauen wir uns den optimalen Workflow an: Ein Bedarf entsteht. Entweder manuell durch eine Bestellanfrage oder vollautomatisch, weil ein Kunde im Vertrieb eine Bestellung aufgegeben hat. Odoo generiert daraus einen Einkaufsauftrag. Dieser kann im Idealfall direkt über eine EDI-Schnittstelle als strukturierter Datensatz an den Lieferanten übermittelt werden. Kein Abtippen, kein Medienbruch.

Sobald die Bestellung bestätigt ist, erzeugt Odoo im Hintergrund automatisch einen Wareneingang für das Lager. Die Abteilungen arbeiten Hand in Hand, ohne dass sie sich gegenseitig anrufen müssen. Was passiert aber im realen Leben, wenn der Lieferant nicht alles auf einmal liefert? Nehmen wir an, unsere Sanitärfirma hat 3 Armaturen bestellt, aber der Lkw bringt heute nur 2. Das Lager erfasst beim Wareneingang exakt diese 2 gelieferten Stücke. Odoo fragt beim Buchen sofort per Pop-up, ob eine Teillieferung (Backorder) erstellt werden soll. Bestätigt der Lagerist dies, wird der aktuelle Lieferschein über die 2 Stück abgeschlossen und automatisch ein neuer, offener Lieferschein für die verbleibende Armatur generiert.

Der Einkäufer sieht diese Änderung sofort in seinem Einkaufsauftrag: bestellt: 3, geliefert: 2, abgerechnet: 0. Es bedarf keiner manuellen Absprache. Laurence betont: "Die Kommunikation ist implizit aus den Stati der einzelnen Dokumente." Jeder im Team weiß genau, wo der Vorgang steht, weil die Dokumente die Wahrheit sprechen.

⚖️ Three-Way Matching: Keine Angst vor falschen Lieferantenrechnungen

Am Ende des Einkaufsprozesses steht die Buchhaltung. Hier droht in vielen Unternehmen das größte Chaos: Rechnungen flattern herein, die Preise weichen von den Absprachen ab oder es wird Ware berechnet, die nie im Lager ankam. Genau hier greift das sogenannte Three-Way Matching in Odoo. Das System gleicht drei Dokumente vollautomatisch miteinander ab:

  • Der Einkaufsauftrag (Purchase Order): Was haben wir zu welchem Preis bestellt?
  • Der Lieferschein (Receipt): Was haben wir tatsächlich im Lager empfangen?
  • Die Lieferantenrechnung (Vendor Bill): Was fordert der Lieferant finanziell von uns?

Stimmen Menge und Preis auf der Rechnung nicht mit den anderen beiden Dokumenten überein, schlägt Odoo direkt auf der Rechnung Alarm. Die Buchhaltung sieht sofort den Fehler und kann die Zahlung stoppen, bevor Geld unberechtigt das Haus verlässt. Das spart enorm viel Zeit bei der Rechnungsprüfung und schützt vor finanziellen Verlusten.

Für eine präzise kaufmännische Auswertung nutzt Odoo das sogenannte Analytical Accounting (Kostenstellen). Einkäufe können direkt bestimmten Projekten zugeordnet werden. Wenn du für ein großes Bauprojekt spezielles Material einkaufst, landet dieser Aufwand direkt auf der Kostenstelle des Projekts. So hast du jederzeit eine exakte Margenkalkulation auf Knopfdruck. Und wenn die Ware gar nicht erst in dein Lager soll, nutzt du einfach die Dropshipping-Route: Odoo weist den Lieferanten dann an, das Material (z. B. schwere Steine für eine Baustelle) direkt an die Adresse deines Kunden zu liefern.

🛠️ Prozess vor Organisation vor Technologie

Bei all den technischen Möglichkeiten, die Odoo bietet, mahnt Laurence jedoch zur Besonnenheit bei der Einführung. Ein ERP-System löst keine organisatorischen Probleme von selbst. Wir bei LABISO folgen daher immer einem klaren Dreischritt: Prozess vor Organisation vor Technologie. Laurence formuliert das im Stammtisch gewohnt direkt: "Erst der Prozess, dann gucken wir, wie viele Hansels habt ihr überhaupt und wie seid ihr aufgestellt... Und dann gießen wir das in eine Technologie."

Ein kleines Dienstleistungsunternehmen wie die LABISO GmbH hat verständlicherweise ganz andere, viel einfachere Abläufe als ein komplexer Fertigungs- oder Handelsbetrieb mit physischem Lager. "Vom ERP, also in der ERP-Branche ist Lager und Fertigung Königsklasse, weil das das Komplizierteste ist", erklärt Laurence. Deshalb muss das System mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren. Ein Team aus fünf Mitarbeitern benötigt andere, oft schlankere Prozesse als ein Betrieb mit 50 Angestellten. Odoo bietet hierfür die perfekte, modulare Flexibilität.

Ja, ein ERP-Projekt erfordert Fleiß und Investitionen. Aber Laurence räumt auch hier mit falschen Illusionen auf: "ERP kostet Geld, gewöhnt euch daran. Es ist aber nicht schlimm, weil ERP soll ja einen Return on Investment geben." Wer seine Prozesse im Einkauf sauber digitalisiert, holt diese Kosten durch optimierte Bestände, fehlerfreie Rechnungen und enorme Zeitersparnis schnell wieder rein.

Habt ihr Fragen zu eurem Einkaufsprozess oder wollt wissen, wie ihr das Three-Way Matching in Odoo optimal konfiguriert? Schreibt uns einfach eine Nachricht an podcast@labiso.de oder nutzt das Kontaktformular auf unserer Website www.labiso.de. Wir freuen uns auf euer Feedback, liebe Stammis! Bis zur nächsten Folge vor der Sommerpause!