WARUM ODOO AUCH FÜR (SONDER-)MASCHINENBAUER ROCKT

Folge 34 - Maschinenbau Dino

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In der aktuellen Folge vom ERP-Stammtisch hatten Raphael und Laurence wieder volles Haus – zumindest im digitalen Briefkasten. Eine super ausführliche und sympathische Anfrage von Christian hat uns erreicht, und die hat es in sich!

Christian steht kurz davor, mit seinem Partner eine eigene Maschinenbaufirma im Norden Deutschlands zu gründen. Respekt dafür! 💪 Ihr Plan: Sondermaschinenbau, eigene Konstruktion, aber externe Fertigung nach ihren Vorgaben, Montage und Inbetriebnahme dann bei sich oder beim Kunden. Klingt spannend, aber auch komplex – und wirft natürlich die Frage nach dem richtigen ERP-System auf.

Christian hat recherchiert, diverse Systeme gefunden und landete dann, dank seines IT-affinen Kumpels, bei Odoo. Die ersten 12 Folgen unseres Podcasts hat er direkt durchgebingt (Ehrenmann!) und ist vom Grundsatz überzeugt. Aber eine Frage brennt ihm unter den Nägeln, die er charmant umschreibt: Ist Odoo, das oft mit "hippen Startups" assoziiert wird, auch was für den "Dinosaurier deutscher Maschinenbauer"? 😉 Sprich: Eignet sich Odoo wirklich für die spezifischen und oft komplexen Anforderungen dieser Branche? Gibt es vielleicht sogar eine Art "Vorlage"?

Lasst uns das mal auseinandernehmen, so wie Laurence es in der Folge getan hat!

Die Herausforderung: ERP für den (Sonder-)Maschinenbau

Maschinenbau, insbesondere der Sondermaschinenbau, ist kein Zuckerschlecken. Hier geht's nicht um Massenware von der Stange. Jeder Auftrag ist oft ein eigenes Projekt mit individuellen Anforderungen. Das bedeutet:

• Intensive Kommunikation mit dem Kunden
• Individuelle Konstruktion & Kalkulation
• Komplexe Stücklisten und technische Zeichnungen (CAD/PDM-Systeme sind hier Standard)
• Einkauf spezifischer Teile
• Koordination externer Fertiger (Fremdfertigung)
• Eigene (Teil-)Montage und Inbetriebnahme
• Montageeinsätze beim Kunden (inkl. Reiseplanung, Spesen)
• After-Sales-Service, Ersatzteilmanagement
• Projektcontrolling und Nachkalkulation

Puh, da kommt einiges zusammen! Christians Frage ist also mehr als berechtigt: Welches ERP kann das alles abbilden, ohne dass man sich komplett verbiegt oder mit 1000 Insellösungen hantieren muss?

Christians Checkliste: Was muss ein ERP im Maschinenbau können?

Christian hat in seiner Mail eine beeindruckende Liste an Anforderungen zusammengetragen, die viele Maschinenbauer kennen dürften:

• CRM & Vertrieb: Kundenanfragen managen, Angebote (inkl. Layouts, Berechnungen) erstellen und versionieren, Auftragsbestätigung, Anzahlungen.
• Konstruktion & Datenübergabe: Anbindung oder Übergabe von Daten aus dem PDM-System (Stücklisten etc.).
• Einkauf & Lager: Bestellungen auslösen, Wareneingang prüfen (Termine!), Lagerorte verwalten (Kommissionierung), Teile für Projekte reservieren.
• Fertigung & Montage: Koordination der externen Fertigung, Planung der eigenen Montage (teilweise beim Kunden), Umgang mit Nachlieferungen oder fehlerhaften Teilen.
• Projekte & Zeitwirtschaft: Projektplanung, Stundenerfassung (eigene Mitarbeiter, Subunternehmer), Spesenabrechnung (Reisen, Hotels).
• Service & Ersatzteile: Ersatzteil-Handling (z.B. Konsignationslager beim Kunden), Kundenportal für Doku & Bestellungen.
• Controlling & Finanzen: Kostenkontrolle während des Projekts, Nachkalkulation, Rechnungsstellung, Wareneingang/-ausgang tracken.

Kann Odoo das liefern?

Odoo als Antwort? Mehr als nur 'ne App! ✅

Laurence' klare Antwort im Podcast: Ja, absolut! Und zwar nicht, weil es eine spezielle "Maschinenbau-Version" von Odoo gibt, sondern weil Odoo genau dafür gebaut ist: ein Baukasten aus integrierten Apps, die sich flexibel an die unterschiedlichsten Prozesse anpassen lassen.

Schauen wir uns Christians Liste an und wie Odoo das abbildet:

• 👉 CRM & Vertrieb: Odoo CRM & Sales Apps decken den gesamten Prozess von der Anfrage bis zum Auftrag ab, inklusive Angebotsversionierung.
• 👉 Konstruktion & Daten: Das Odoo PLM (Product Lifecycle Management) Modul ist genau dafür da, Produktlebenszyklen und Stücklisten (BoMs) zu verwalten und zu versionieren. Eine Integration mit CAD/PDM ist oft möglich, oder Daten können via CSV importiert werden.
• 👉 Einkauf & Lager: Die Purchase und Inventory Apps managen Bestellungen, Lieferanten, Wareneingänge, verschiedene Lagerorte und auch komplexere Dinge wie Mindestbestände oder Kommissionierrouten.
• 👉 Fertigung & Montage: Auch wenn die Hauptfertigung extern stattfindet, hilft die Manufacturing App (MRP) bei der Verwaltung der Stücklisten und der Planung der eigenen Komplettierungs-/Montageschritte. Die Koordination externer Fertiger (Subcontracting) ist ein Standard-Feature!
• 👉 Projekte & Zeitwirtschaft: Mit den Project und Timesheets Apps lassen sich Projekte planen, Aufgaben zuweisen und Zeiten exakt erfassen. Die Expenses App kümmert sich um die Spesenabrechnung.
• 👉 Service & Ersatzteile: Die Field Service App ist perfekt für die Planung und Durchführung von Montage- und Serviceeinsätzen beim Kunden. Monteure können Zeiten und Material direkt vor Ort erfassen. Konsignationslager beim Kunden? Lässt sich über die Lagerverwaltung abbilden. Ein Kundenportal? Bietet die Website App standardmäßig!
• 👉 Controlling & Finanzen: Durch die Integration aller Apps fließen die Daten automatisch zusammen. Die Project App erlaubt Kostenverfolgung, und die Accounting App sorgt für die korrekte Buchhaltung und Rechnungsstellung. Nachkalkulationen werden durch die erfassten Zeiten und Materialverbräuche möglich.

„Das sind alles Odoo-Standardprozesse“, betont Laurence im Podcast. „Odoo bringt all diese Funktionalitäten, die du brauchst dafür mit.“

Fremdfertigung, MTO & Co.: Odoo kann Komplexität ⚙️

Gerade im Sondermaschinenbau ist die Fremdfertigung (Subcontracting) und das Make-to-Order (MTO)-Prinzip – also die Fertigung erst nach Auftragseingang – entscheidend. Laurence bestätigt: Auch richtig komplexe Szenarien, bei denen Teile zwischen verschiedenen Subunternehmern hin- und hergeschickt werden (teilweise mit Beistellungen aus dem eigenen Lager), lassen sich in Odoo abbilden.

„Kann Odoo auch alles im Standard, ist sehr komplex natürlich zu konfigurieren [...] aber ja. Auch mit dem richtig komplexen Shit haben wir Erfahrung unter Kunden in der Branche und Odoo kann das auch im Standard abbilden.“

Die Sache mit der "Vorlage": Flexibilität statt Schablone 🧩

Christian fragte nach einer "bewährten Vorlage" für den Maschinenbau. Verständlich, man will ja nicht das Rad neu erfinden. Aber hier kommt der entscheidende Punkt, den Laurence immer wieder betont: Odoo ist kein starres Branchensystem wie vielleicht einige der von Christian genannten Alternativen.

„Ich möchte nochmal appellieren. Dass es nicht die eine Vorlage gibt, gibt es nämlich nicht klar. Die Prozesse sind im Groben natürlich das Gleiche [...]. Aber wie das im Einzelnen funktionieren soll, was davon automatisiert werden soll. Jeder Unternehmer hat ja den einen cleveren Einfall, warum der dann besser ist als die Konkurrenz [...], und das kommt in so ein ERP-Projekt ja mit rein.“

Odoo liefert die flexiblen Bausteine (Apps). Wie diese Bausteine genau für dein Unternehmen konfiguriert werden, um deine spezifischen Prozesse optimal abzubilden – das ist der Kern der Implementierung. Das ist zwar erstmal mehr Aufwand als eine fertige Schablone, bietet aber langfristig enorme Vorteile:

• ✅ Anpassungsfähigkeit: Das System passt sich an dich an, nicht umgekehrt.
• ✅ Skalierbarkeit: Odoo wächst mit deinem Unternehmen mit.
• ✅ Alleinstellungsmerkmale: Deine einzigartigen, effizienten Prozesse kannst du im System abbilden.

"Wer soll das alles leisten?" – Der Start mit Odoo 🚀

Christian bringt es auf den Punkt: Als Gründer ist man auf Kunden, Konstruktion und Fertigung fokussiert. Wer hat da Zeit, sich wochenlang Gedanken über ERP-Prozessdetails zu machen, von denen man die Hälfte eh vergisst?

Die Lösung, so Laurence: Fang klein an!

1. MVP (Minimal Viable Product): Definiert gemeinsam mit einem erfahrenen Partner das absolute Minimum an Prozessen und Funktionen, das ihr braucht, um starten zu können.
2. Schrittweise Einführung: Bringt erst mal die Kernprozesse (Angebot, Auftrag, Basis-Beschaffung, einfache Projektverfolgung, Rechnung) zum Laufen.
3. Iterative Optimierung: Wenn das Geschäft läuft, könnt ihr nach und nach weitere Details, Apps und Automatisierungen hinzufügen – dann wisst ihr auch viel besser, was ihr wirklich braucht.
4. Eigenleistung: Ein ERP-Projekt kann man nicht komplett outsourcen. Ihr müsst das System verstehen und nutzen lernen. Plant dafür Zeit ein!
5. Der richtige Partner: Sucht euch einen Partner, der Erfahrung (idealerweise im Maschinenbau oder produzierenden Gewerbe) hat und euch nicht nur Software verkauft, sondern eure Prozesse versteht und euch ehrlich berät (Stichwort: Folge 3 unseres Podcasts!).

Der Zeitplan: Von Null auf ERP bis zum Herbst? ⏱️

Christian hofft, im Spätsommer/Herbst mit den ersten Projekten starten zu können. Ist ein Odoo-Start bis dahin realistisch?

Laurence' Einschätzung: „Wenn die viel Zeitressourcen haben und da richtig reinbuttern [...] Dann ist das bis Herbst auf jeden Fall mehr als realistisch, dass das Ding dann steht als minimal valuable product.“

Aber Achtung: Das hängt stark von eurer eigenen Verfügbarkeit und Mitarbeit ab UND davon, ob ihr einen guten, erfahrenen Odoo-Partner findet, der auch zeitnah Kapazitäten hat.

„Wenn [ein] Odoo Partner sagt: ja, wir können morgen anfangen, dann würde ich sagen: ah, du lieber dich [...] Die Guten sind richtig ausgebucht.“

Seid skeptisch bei zu schnellen Versprechungen und fragt genau nach, wer euer Projekt betreuen wird und welche Erfahrung diese Person hat!

Odoo vs. "Siemens-Software": Ein anderes Mindset 🧠

Christian hat es mit einem Augenzwinkern gesagt: "Internet ist eine vorübergehende Randerscheinung. Nur Siemens kann eine solide Softwarearchitektur bauen." 😉 Laurence hakt hier ein: Wer von dieser traditionellen Software-Welt kommt, muss sich bei Odoo auf ein neues Denken einstellen.

Odoo ist:

• Modern & Webbasiert: Läuft im Browser, ist intuitiv (meistens 😉).
• Modular: Du nutzt nur die Apps, die du brauchst.
• Integriert: Daten fließen nahtlos zwischen den Apps.
• Flexibel & Anpassbar: Keine starren Masken, sondern konfigurierbare Prozesse.
• Open Source (als Option): Bietet Transparenz und eine große Community.

Das bedeutet aber auch: Es ist keine Software "von der Stange" mit einem einzigen, vorgefertigten Prozess für den Maschinenbau, durch den man sich klickt. Man muss die einzelnen Konzepte (Apps) verstehen und lernen, wie sie zusammenspielen.

„Diese Software Odoo ist keine Maschinenbausoftware [...] Die Software ist eine Software, die für alle gilt. Woraus man sich in den Prozessen, das so konfigurieren kann, dass das perfekt auf einen passt.“

Das erfordert Umgewöhnung, aber die gewonnene Flexibilität und der Funktionsumfang (CRM, Marketing, Website, HR etc. – alles in einem System!) sind für viele Unternehmen der entscheidende Vorteil.

Fazit: Odoo und der Maschinenbau – Passt! 👍

Um Christians Frage final zu beantworten: Ja, Odoo ist definitiv eine sehr gute Wahl für Gründer und etablierte Unternehmen im (Sonder-)Maschinenbau!

• Es deckt die komplexen Anforderungen dieser Branche mit Standard-Apps ab.
• Es ist extrem flexibel und passt sich an eure Prozesse an.
• Es erfordert keine "Vorlage", sondern wird individuell konfiguriert.
• Der Start ist über einen MVP-Ansatz auch für Gründer realistisch.
• Es braucht aber Zeit, Eigenleistung und einen erfahrenen Partner.
• Es erfordert die Bereitschaft, neu zu denken und sich von starren Software-Konzepten zu lösen.

Lieber Christian, wir hoffen, dieser Deep-Dive hilft dir und deinem Partner bei der Entscheidung! Euer Ansatz, euch frühzeitig Gedanken zu machen, ist goldrichtig.

Wenn ihr (oder andere Stammtisch-Hörer mit ähnlichen Plänen) tiefer einsteigen wollt oder einen erfahrenen Sparringspartner für euer Odoo-Projekt sucht, wisst ihr ja, wo ihr uns findet: 👉 sales@labiso.de

Wir drücken euch die Daumen für eure Gründung!

Und an alle anderen: Bleibt neugierig, hinterfragt eure Prozesse und scheut euch nicht vor modernen Lösungen!

Bis zur nächsten Folge, Stammis!

Euer ERP-Stammtisch-Team von LABISO