Vor zwei Wochen haben wir erklärt, was Light User in Odoo sind und warum seit Odoo 20 auch Mitarbeitende ohne eigenen Login als Light User zählen. Eine Frage war damals offen: Was passiert mit Kundinnen und Kunden, die schon einen laufenden Lizenzvertrag haben und jetzt auf Odoo 20 wechseln wollen?
Wir haben bei unserer Partnerbetreuung bei Odoo nachgefragt. Hier sind die Antworten.
Kurz gesagt:
- Light User gibt es nur in Odoo 20. Auf Odoo 19 und älter ändert sich nichts, auch nicht bei einer Vertragsverlängerung.
- In Odoo 20 zählt jeder aktive Mitarbeiterdatensatz ohne internen Benutzer als Light User. Das gilt auch, wenn der Mitarbeitende nur einen Portalzugang hat.
- Archivierte Mitarbeitende zählen nicht.
- Berechnet werden Light User ab dem Upgrade auf Odoo 20.
- Wer mit laufendem Vertrag auf Odoo 20 wechselt, zahlt für die Light User den aktuellen Listenpreis von 7,90 € pro Monat. Einen Preisausgleich gibt es nicht.
- Light User sind erst buchbar, wenn die Upgrade-Skripte für Odoo 20 bereitstehen und die neuen Vertragsbedingungen unterschrieben sind.
- Mehrjahresverträge schützen vor der jährlichen Preisanpassung von 7 %.
Odoo 19 und älter: Es bleibt alles, wie es ist
Die Light-User-Regel hängt an der Version, nicht am Datum. Solange eure Datenbank auf Odoo 19, 18 oder älter läuft, werden keine Light User berechnet. Das gilt auch dann, wenn ihr euren Vertrag in dieser Zeit verlängert. Niemand wird durch das neue Pricing zum Upgrade gedrängt.
Ab Odoo 20: Wer als Light User zählt
Mit dem Upgrade auf Odoo 20 greift die neue Regel. Als Light User zählt dann jeder aktive Mitarbeiterdatensatz in der Mitarbeiter-App, der nicht mit einem aktiven internen Benutzer verknüpft ist. Das betrifft auch Mitarbeitende, die bisher nur einen Portalzugang hatten. Was früher über das Portal kostenlos lief, ist in Odoo 20 ein Light User.
Archivierte Datensätze zählen nicht. Wer einmal angelegt wurde und nicht mehr im Unternehmen ist, wird also nicht automatisch berechnet, solange der Datensatz archiviert ist. Vor einer Migration lohnt es sich deshalb, die Mitarbeiter-App aufzuräumen.
Übrigens: Der Light User ist eng gefasst. Er deckt genau die Funktionen ab, die Odoo dafür nennt, zum Beispiel den Barcode-Scan im Lager oder die Kasse. Wer im Lager mehr macht als scannen und Mengen erfassen, oder wer in einem Verkaufsauftrag Positionen ergänzt, braucht weiterhin einen vollen Benutzer. Bei Grenzfällen prüfen wir das gemeinsam mit Odoo.
Laufender Vertrag und Wechsel auf Odoo 20: Light User kosten ab dem Upgrade
Wer während der Vertragslaufzeit auf Odoo 20 wechselt, bucht die Light User zusätzlich zum bestehenden Vertrag. Odoo behandelt das wie jede andere Erweiterung: Es gelten die aktuellen Vertragsbedingungen und damit der aktuelle Listenpreis von 7,90 € pro Light User und Monat.
Zwei Punkte solltet ihr dabei kennen:
- Erst nach den Upgrade-Skripten: Light User sind erst verfügbar, wenn Odoo die Upgrade-Skripte für Odoo 20 bereitstellt und ihr die neuen Vertragsbedingungen unterschrieben habt. Wie das genau abläuft, will Odoo bis Ende des Jahres mitteilen.
- Keine Rückerstattung: Habt ihr Mitarbeitenden bisher einen vollen Benutzer gegeben, für die nach dem Upgrade ein Light User reichen würde, erstattet Odoo die bereits bezahlten Lizenzen nicht. Das Sparpotenzial nutzt ihr also erst bei der nächsten Verlängerung.
Wenn ihr mit uns auf Odoo 20 wechselt, rechnen wir die Light User vorher mit euch durch, damit es nach dem Upgrade keine Überraschung gibt.
Preisanpassung: Warum sich ein Mehrjahresvertrag lohnt
Unabhängig von den Light Usern hat Odoo die Listenpreise des Custom-Plans um rund 20 % erhöht. Bestandskunden bekommen diese Erhöhung nicht auf einmal berechnet. Liegt euer bisheriger Preis unter dem aktuellen Listenpreis, steigt er bei jeder Verlängerung um 7 %, bis der Listenpreis erreicht ist.
| Anteil am bisherigen Preis | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|
| Jahresvertrag | 107 % | 114,49 % | bis 122,50 %, höchstens Listenpreis |
| Dreijahresvertrag | 107 % | 107 % | 107 % |
Beim Dreijahresvertrag bleibt es über die gesamte Laufzeit bei 107 %. Erst bei der Verlängerung nach drei Jahren geht es auf den dann aktuellen Listenpreis. Gegenüber dem Jahresvertrag spart ihr so im zweiten Jahr rund 7,5 Prozentpunkte und im dritten Jahr 13 bis 15,5 Prozentpunkte. Bei einem Fünfjahresvertrag ist der Vorteil noch größer.
Was heißt das für euren Wechsel auf Odoo 20?
- Ihr seid auf Odoo 19 oder älter und habt keine Eile? Dann ändert sich für euch nichts.
- Ihr wollt auf Odoo 20 und habt einen laufenden Vertrag? Dann kommen die Light User zum aktuellen Listenpreis dazu. Zählt vorher die aktiven Mitarbeitenden ohne eigenen Benutzer, dann wisst ihr, was auf euch zukommt.
- Ihr verlängert ohnehin? Prüft einen Mehrjahresvertrag. Dann bleibt es über die gesamte Laufzeit bei 7 % Aufschlag.
- Ihr plant einen neuen Vertrag oder eine Verlängerung auf Odoo 20? Dann rechnet die Light User von Anfang an mit ein. Zählt dafür die aktiven Mitarbeitenden ohne eigenen Benutzer.
- In jedem Fall: Mitarbeiter-App aufräumen und ausgeschiedene Mitarbeitende archivieren.
Unser Fazit: Upgraden lohnt sich, aber mit Rechnung vorab
Odoo 20 bringt viele spannende Neuerungen. Mit laufendem Vertrag kommen die Light User aber zum Listenpreis dazu, deshalb lohnt sich vor dem Upgrade ein Blick auf die Zahlen.
Ihr überlegt, auf Odoo 20 zu wechseln oder euren Vertrag zu verlängern? Wir schauen uns eure Lizenzsituation gemeinsam mit euch an und rechnen durch, was Light User und Laufzeit für euch bedeuten.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand nach unserer Rücksprache mit Odoo vom Oktober 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Regelungen in eurem Lizenzvertrag und die Abstimmung mit Odoo im Einzelfall.
