Servus Stammis und herzlich willkommen zurück! 👋

Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt! In der heutigen Folge von "Der ERP-Stammtisch" geht es ans Eingemachte – und zwar an ein Thema, das jeden von uns täglich begleitet, egal ob im Homeoffice oder im Büro: Anwesenheiten und Zeiterfassung. Raphael und Laurence bringen Licht ins Dunkel und erklären, warum das grüne Knöpfchen in Odoo viel mehr ist als nur eine digitale Stechuhr.

Bevor wir tief in die Odoo-Welt eintauchen, gab es noch einen kleinen "Karnevals-Hangover" und eine wichtige Lektion für alle Podcaster: Immer prüfen, ob der Record-Button auch wirklich gedrückt ist! Aber keine Sorge, den wichtigsten Content haben wir für euch gerettet. Also, schnappt euch einen Kaffee und los geht’s!

✅ Anwesenheiten vs. Zeiterfassung: Wo liegt der Unterschied?

Oft werden diese beiden Begriffe in einen Topf geworfen, dabei erfüllen sie in Odoo völlig unterschiedliche Zwecke. Laurence bringt es im Podcast direkt auf den Punkt: "Anwesenheit und Zeiterfassung, das sind zwei verschiedene Apps, die haben auch zwei verschiedene Zwecke."

Die Anwesenheits-App (HR-Fokus)

Hier geht es primär um den rechtlichen und vertraglichen Rahmen. Bist du da? Erfüllst du deine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit? In Deutschland ist das Thema durch das Arbeitsschutzgesetz und die Dokumentationspflichten aktueller denn je.

  • 👉 Vertragserfüllung: "Du musst uns beweisen, dass du diesen Vertrag auch erfüllst", erklärt Laurence.
  • 👉 Gesetzliche Vorgaben: Pausenzeiten und maximale Arbeitszeiten werden hier überwacht.
  • 👉 Hardware-Optionen: Ob per Klick in Odoo, via iPad an der Wand oder per NFC-Chip/QR-Code am Terminal – Odoo ist hier maximal flexibel.

Die Zeiterfassungs-App (Projekt-Fokus)

Während die Anwesenheit nur sagt, dass du "da" bist, zeigt die Zeiterfassung (Timesheets), was du in dieser Zeit getan hast. "Wenn ich nur die Anwesenheiten App habe, dann sehe ich, derjenige war 8 Stunden da, aber der könnte auch 8 Stunden aus dem Fenster geguckt haben", so Laurence gewohnt direkt.

👉 Warum Zeiterfassung dein Unternehmen rettet

Viele Mitarbeiter empfinden Zeiterfassung anfangs als lästig, doch Laurence und Raphael betonen den enormen wirtschaftlichen Mehrwert. Es geht nicht um Überwachung, sondern um Profitabilität und Planungssicherheit.

  • ✓ Margenanalyse: Du siehst genau, wie viel dich ein Projekt an Personalkosten gekostet hat und was am Ende hängen bleibt.
  • ✓ Budgetkontrolle: Bei internen Projekten (wie dem LABISO-Podcast) lässt sich genau auswerten: Lohnt sich der Aufwand im Verhältnis zum Outcome?
  • ✓ Transparente Abrechnung: Kunden lieben es, wenn sie mit der Rechnung direkt einen detaillierten Zeiterfassungsbogen erhalten. In Odoo lässt sich das sogar so einrichten, dass Kunden im Portal ihre Zeiten selbst gruppieren und als Excel exportieren können.

Ein spannender Punkt aus der Folge: Das Warnsystem. Wenn ihr mit Stundenkontingenten arbeitet, kann Odoo den Vertrieb automatisch benachrichtigen, sobald z. B. 90 % der Zeit aufgebraucht sind. So könnt ihr proaktiv mit dem Kunden über ein Upselling sprechen, bevor das Budget gesprengt wird.

✓ Fokus statt Kontext-Switching

Raphael spricht ein Problem an, das viele kennen: Mal eben hier eine Mail, mal eben dort eine kurze Frage beantworten. Laurence warnt hier ausdrücklich vor dem sogenannten Kontext-Switching:

"Es ist Wissenschaft. Kontext Switching verbraucht sehr viel Gehirnkapazität. Das möchte ich nicht."

Die Empfehlung der Experten: Arbeitet lieber in klaren Zeitblöcken. Das erhöht nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern macht auch die Zeiterfassung in Odoo deutlich einfacher und präziser.

🚀 Die Zukunft: Automatisierung in Odoo 20

Für alle "Schussel", die das Mitlaufenlassen des Timers gerne mal vergessen, gibt es gute Nachrichten. Laurence gibt einen Ausblick auf kommende Versionen (Odoo 19.1/20): Odoo wird im Hintergrund Aktivitäten aufzeichnen (z. B. Nachrichten schreiben, Status ändern). Am Ende des Tages könnt ihr diese Aktivitäten einfach per Drag-and-Drop in fertige Zeiterfassungseinträge umwandeln. Ein echter Gamechanger für die Usability!

Fazit: Transparenz schafft Mehrwert

Anwesenheiten und Zeiterfassung sind keine Instrumente zur Kontrolle, sondern Werkzeuge für ein gesundes und wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen. Während die Anwesenheit die Basis für HR und Lohnbuchhaltung bildet, liefert die Zeiterfassung die Daten, um Projekte effizienter zu steuern und Gehälter sowie Arbeitsbedingungen langfristig zu verbessern.

Wie Laurence sagt: "Wenn ich einen Blindflug mache, geht es nicht." Also, Stammis, nutzt die Tools, die Odoo euch bietet, um eure Wirtschaftlichkeit auf das nächste Level zu heben!

Habt ihr Fragen dazu, wie ihr die Anwesenheiten oder Zeiterfassung in eurem Odoo optimal konfiguriert? Oder braucht ihr Hilfe bei der Anbindung von Terminals? Dann meldet euch bei uns!

👉 Kontaktmöglichkeit: Schaut vorbei auf www.labiso.de oder schreibt uns direkt eine E-Mail an podcast@labiso.de.

Bis zur nächsten Folge, Stammis!

Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)